İşbu Proje Başvuru Sahipleri Aydınlatma Metni, Proje İnceleme Formu üzerinden AD1 FILM’e iletilen kişisel verilerin ve başvuru materyallerinin nasıl işlendiğini açıklamaktadır.
Bu Metin, başvuruyla bağlantılı kişisel verilerin işlenmesine ilişkindir. Projelerin ve gönderilen materyallerin incelenmesine ilişkin koşullar, Proje Gönderim ve İnceleme Koşullarında ayrıca düzenlenir.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, AD1 FİLM PRODÜKSİYON TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“AD1 FILM” veya “Şirket”)’dir.
Şirketin güncel kurumsal ve kayıtlı merkez bilgileri Yasal Bilgilendirme ve Şirket Bilgileri sayfasında yer almaktadır.
2. Metnin Kapsamı
Bu Metin; film yapımcıları, yönetmenler, yazarlar, yaratıcılar, yapım ortakları, hak sahipleri, yetkili temsilciler ve şirket veya kuruluşlar adına hareket eden kişiler dâhil olmak üzere Proje İnceleme Formu üzerinden proje, talep, teklif veya ilgili materyal ileten kişilere uygulanır.
Proje İnceleme Formu yalnızca on sekiz yaşını doldurmuş kişiler tarafından kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Bir şirket, kuruluş, proje ekibi veya hak sahibi adına bilgi ileten kişinin ilgili başvuruyu yapmaya yetkili olması gerekir.
3. İşlenebilecek Kişisel Veriler
Başvurunun içeriğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik ve iletişim bilgileri: ad ve soyadı, mesleki sıfat, ülke, şehir, e-posta adresi, telefon veya WhatsApp numarası, internet sitesi, IMDb sayfası veya profesyonel profil.
- Mesleki ve kurumsal bilgiler: işveren, şirket veya kuruluş, projedeki görev, mesleki geçmiş ve projeyle olan ilişki.
- Proje bilgileri: proje adı, format, yapım ülkesi, dil, tür, süre, yapım aşaması, çekim yerleri, tamamlanma tarihi, logline, kısa özet, yaratıcı yaklaşım ve hedefler.
- Yapım ve finansman bilgileri: bütçe, finansman durumu, yapım dönemi, projeye bağlı ekip üyeleri, yapımcılar, ortaklar, fon sağlayıcılar, önerilen iş birliği yapısı ve AD1 FILM’den talep edilen katkı.
- Belgeler ve materyaller: senaryo, treatment, pitch deck, lookbook, bütçe, finansman planı, yapım takvimi, biyografi, screener, fragman, elektronik basın kiti, poster, fotoğraf, altyazı, teknik bilgi, festival geçmişi ve hak veya müsaitlik bilgileri.
- İletişim kayıtları: başvuru notları, yazışmalar, takip soruları, toplantı kayıtları ve inceleme sırasında iletilen bilgiler.
- Beyan ve teyitler: mülkiyet, hak kontrolü, materyal gönderme yetkisi ve başvuru koşullarının kabulüne ilişkin beyanlar.
- Teknik ve güvenlik bilgileri: IP adresi, başvuru tarihi ve saati, tarayıcı ve cihaz bilgileri, form kayıtları, güvenlik doğrulama bilgileri ve teknik kayıtlar.
4. Diğer Kişilere Ait Kişisel Veriler
Proje materyalleri; yönetmenler, yazarlar, yapımcılar, oyuncular, ekip üyeleri, hak sahipleri, yatırımcılar, ortaklar veya projeyle bağlantılı diğer kişiler hakkında bilgiler içerebilir.
Başvuru sahibi yalnızca inceleme için ilgili olan ve AD1 FILM ile paylaşmaya yetkili olduğu bilgileri iletmelidir.
AD1 FILM tarafından belirli bir bilgi yazılı olarak talep edilmedikçe ve uygun hukuki sebep teyit edilmedikçe kimlik belgesi, ev adresi, sağlık bilgisi, adli sicil kaydı, finansal hesap erişim bilgisi veya başka bir hassas ya da gereksiz kişisel veri gönderilmemesi rica olunur.
5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Proje başvurusunun alınması, kaydedilmesi ve idari olarak yönetilmesi;
- Gerekli bilgi, bağlantı ve materyallerin eksiksiz ve erişilebilir olup olmadığının kontrol edilmesi;
- Başvuru sahibinin projedeki görevinin, yetkisinin ve projeyle olan ilişkisinin değerlendirilmesi;
- Projenin aşamasının, amaçlarının, ihtiyaçlarının, mevcut materyallerinin ve AD1 FILM için önerilen rolün incelenmesi;
- Proje geliştirme, yapım, ortak yapım, yapım hizmeti, festival stratejisi, pazarlama, dağıtım veya talep edilen başka bir hizmet bakımından uygun bir çalışma yolu bulunup bulunmadığının değerlendirilmesi;
- Başvuru sahibiyle iletişim kurulması, ek bilgi talep edilmesi veya uygun olduğunda toplantı düzenlenmesi;
- İç değerlendirme, önerilen çalışma kapsamı, yazılı teklif veya sonraki adım iletişiminin hazırlanması;
- Olası sözleşme öncesi görüşmelerin yönetilmesi ve iş birliğinin ilerlemesi hâlinde ilgili belgelerin hazırlanması;
- Başvuru sisteminin güvenliğinin, bütünlüğünün ve teknik işleyişinin korunması;
- AD1 FILM’in, başvuru sahibinin veya ilgili üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması;
- Uygulanabilir hukuki yükümlülüklerin ve kanunen yetkili makam taleplerinin yerine getirilmesi.
Başvuru verileri, ayrıca ve isteğe bağlı olarak verilmiş geçerli bir ticari ileti izni bulunmadıkça genel reklam veya tanıtım mesajları göndermek amacıyla kullanılmaz.
6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler; başvuru sahibinin Proje İnceleme Formunu doldurması, materyal yüklemesi, özel bağlantı paylaşması, beyanda bulunması veya inceleme sürecinde AD1 FILM ile iletişim kurması sırasında elektronik yöntemlerle toplanır.
Başvuru bilgileri ve yüklenen dosyalar, Şirketin WordPress tabanlı başvuru sistemi içinde kaydedilir. İnternet sitelerinde kullanılan barındırma altyapısı, Cloudflare ve güvenlik doğrulama hizmetleri üzerinden ilgili teknik ve güvenlik verileri de toplanabilir.
7. Hukuki Sebepler
Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesi kapsamında aşağıdaki hâllerde işlenebilir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması;
- Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması;
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; veya
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.
Proje Başvuru Sahipleri Aydınlatma Metni bilgi vermek amacıyla sunulur. Başvuru sahibinden bu Metni kabul etmesi veya Metne onay vermesi istenmez.
Belirli bir işlem için hukuken açık rıza gerekmesi hâlinde ilgili tercih, bu Metinden ayrı, açık ve isteğe bağlı şekilde sunulur.
8. Şirket İçi Erişim ve Alıcı Grupları
AD1 FILM bünyesinde proje başvurularına erişim, hâlen yetkili internet sitesi yöneticisi ve ilgili başvuru veya hukuk sürecini yönetmek üzere açıkça yetkilendirilmiş kişilerle sınırlıdır.
Başvuru içerikleri; başvuru sahibi bilgilendirilmeden ve uygun hukuki sebep, yetki veya ayrı bir yazılı düzenleme oluşturulmadan yatırımcılar, yapım ortakları, dış danışmanlar, satış temsilcileri, dağıtımcılar veya başka üçüncü kişilerle esaslı proje incelemesi amacıyla paylaşılmaz.
Kişisel veriler, ilgili amaç için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Barındırma, altyapı, güvenlik ve teknik hizmet sağlayıcıları;
- Hukuki, mali, teknik veya bilgi güvenliği desteğinin gerekli olduğu durumlarda profesyonel danışmanlar;
- Kanunen zorunlu olması veya hakların korunması için gerekli bulunması hâlinde mahkemeler, idari makamlar ve diğer yetkili kamu kurumları.
9. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Proje başvurularını almak ve saklamak için kullanılan WordPress barındırma altyapısı Almanya’da bulunmaktadır. Başvuru bilgileri ve yüklenen materyaller bu nedenle Türkiye dışında saklanmakta ve işlenmektedir.
Cloudflare, Google reCAPTCHA ve internet sitesi güvenliği veya teknik altyapı için kullanılan diğer hizmet sağlayıcılar da verileri Türkiye dışında işleyebilir veya verilere Türkiye dışından erişebilir.
Yurt dışına veri aktarımı, yalnızca geçerli bir aktarım şartının bulunması ve gerektiğinde 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesine uygun bir güvence veya hukuken tanınan başka bir aktarım mekanizmasının oluşturulması hâlinde gerçekleştirilir.
AD1 FILM, yalnızca proje gönderilmiş olması nedeniyle proje materyallerini yabancı yapım ortaklarına, yatırımcılara, danışmanlara veya diğer esaslı inceleme taraflarına aktarmaz. Böyle bir inceleme veya paylaşım, ayrı bir değerlendirme ile uygun hukuki sebep veya yazılı düzenleme gerektirir.
10. Saklama Süreleri
Eksik kalan, geri çekilen, uygun bulunmayan veya başka bir çalışma ilişkisine ilerlemeden kapatılan başvurular, inceleme sürecinin kapatılmasından sonra olağan olarak en fazla 180 gün süreyle saklanır.
Başvurunun toplantı, ticari görüşme, teklif hazırlığı veya sözleşme müzakeresine ilerlemesi hâlinde ilgili bilgiler bu sürecin devamı boyunca ve iletişimin belgelendirilmesi ile hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması için makul ölçüde gerekli ek süre boyunca saklanabilir.
Bir iş birliği veya hizmet ilişkisi kurulması hâlinde ilgili bilgiler uygun proje, sözleşme, finans veya hukuk dosyasına aktarılır ve uygulanabilir sözleşmesel ve yasal gereklilikler uyarınca saklanır.
Teknik ve güvenlik kayıtları, güvenlik olaylarının araştırılması, sistem bütünlüğünün korunması ve hukuki hakların muhafazası için gerekli süre boyunca ayrı olarak saklanabilir.
İşleme amacı ve uygulanabilir saklama gerekliliği sona erdiğinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
11. Başvuru Materyallerinin Güvenliği
AD1 FILM, başvuru bilgilerini ve yüklenen materyalleri yetkisiz erişim, değişiklik, kayıp veya hukuka aykırı kullanıma karşı korumak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler uygular.
Bu tedbirler; erişim sınırlamaları, yönetici kontrolleri, yazılım ve güvenlik güncellemeleri, trafik koruması, teknik kayıt tutma, yedekleme kontrolleri ve yetkili altyapı sağlayıcılarının yönetimini içerebilir.
Başvuru sahiplerinin screener ve büyük klasörler için özel bağlantılar kullanması, uygun erişim kontrolleri uygulaması ve proje belgelerine gereksiz kişisel veri eklememesi önerilir.
12. Otomatik Karar Verme
Proje İnceleme Formu bir projeyi otomatik olarak kabul etmez, reddetmez, finanse etmez veya onaylamaz.
Proje inceleme kararları yalnızca otomatik işleme yoluyla verilmez. Olası çalışma yolları, AD1 FILM bünyesindeki yetkili kişiler tarafından ayrıca değerlendirilir ve teyit edilir.
13. İlgili Kişinin Hakları
İlgili kişiler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
- İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
- Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
- Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme;
- Uygulanabilir şartların bulunması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme;
- Verilerin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu kişinin aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme; ve
- Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
Geçerli bir başvuru için kullanılabilecek yöntemler ve gerekli bilgiler İlgili Kişi Başvuru Formu sayfasında açıklanmaktadır.
14. Metindeki Değişiklikler
Bu Metin; Proje İnceleme Formu, veri işleme faaliyetleri, altyapı, hizmet sağlayıcılar, saklama uygulamaları veya uygulanabilir hukuki gerekliliklerde değişiklik olması hâlinde güncellenebilir.
Güncel sürüm, bu sayfada yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.
15. Uygulanacak Hukuk, Yetki ve Dil
Bu Metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve diğer kanunen yetkili makamlar nezdindeki emredici başvuru ve şikâyet hakları saklıdır.
Emredici bir yetkili makam veya kesin yetki kuralına tabi olmayan uyuşmazlıklarda Antalya Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.
Bu Metnin Türkçe ve İngilizce sürümleri arasında farklılık veya yorum uyuşmazlığı bulunması hâlinde Türkçe sürüm esas alınır.